1、需求分析：首先明确您的年会需求，包括主题、规模、预算、活动形式等，这样有助于您找到专注于相关领域且具备相应能力的策划公司。

2、市场调研：了解包河地区内的年会策划公司，可以通过互联网搜索、朋友推荐、行业展会等方式获取信息。

3、公司实力与经验：查看公司的历史、规模、成功案例等，了解其是否具备丰富的经验和实力，可以查看公司的过往作品，评估其策划和执行能力。

4、服务速度：询问公司是否能够快速响应您的需求，了解其策划流程和时间安排，确保能够在您期望的时间内完成年会策划。

5、口碑与评价：查看公司的客户评价、口碑等，了解其服务质量和信誉，可以通过查看公司官网、社交媒体平台或行业论坛等途径获取这些信息。

6、价格与性价比：比较不同公司的报价，选择性价比高的公司，但请注意，不要仅仅以价格为唯一标准，还要考虑公司的实力和服务质量。

7、沟通与协作：与公司进行沟通，了解其服务态度、专业程度和沟通能力，一个好的年会策划公司应该能够与您保持良好的沟通，确保活动的顺利进行。

基于以上因素，建议您可以通过比较多家公司的服务质量和价格，选择一家在包河地区内具有良好口碑和经验的年会策划公司，您可以咨询身边的朋友或同事，了解他们是否有推荐的年会策划公司，也可以通过互联网搜索和行业展会等途径获取更多信息。

建议仅供参考，具体选择还需根据您的实际需求和预算来决定。