1、明确需求和目标：

在寻找户外年会策划公司之前，明确您的需求和目标，考虑年会的规模、预算、主题、参与人群等因素，以便更好地与策划公司沟通。

2、了解公司背景和资质：

查看公司的历史、规模、资质和业绩，了解公司的专业领域、成功案例和客户反馈，以便评估其专业能力和信誉。

3、考察策划公司的团队：

了解策划公司的团队组成，包括策划人员、设计师、执行人员等，确保团队具备丰富的经验和专业技能，能够满足您的需求。

4、沟通与交流：

与策划公司进行沟通，了解其服务内容、流程、报价等，询问其是否能够根据您的需求提供定制化的服务，以及如何确保年会的顺利进行。

5、参考过往案例：

要求策划公司提供过往的成功案例，以便了解其实际执行能力和创意水平，可以与案例中的客户进行沟通，了解他们对策划公司的评价和反馈。

6、价格与服务质量的平衡：

在考虑价格的同时，也要关注服务质量，不要只追求低价，而忽略了服务的质量和效果，要与多家公司进行比较，选择性价比高的公司。

7、合同与协议：

在与策划公司达成合作意向后，签订合同和协议，明确双方的权利和义务，确保合同中包含详细的服务内容、时间表、费用等条款，以便双方共同遵守。

选择一个合适的户外年会策划公司需要综合考虑多方面因素，通过明确需求和目标、了解公司背景和资质、考察团队、沟通与交流、参考过往案例、价格与服务质量平衡以及签订合同与协议等步骤，您可以找到一个合适的户外年会策划公司，确保年会的成功举行。